Skatteetaten har i samarbeid med Regnskap Norge utarbeidet en sjekkliste for arbeidsgiver for å sikre at a-meldingen ajourholdes med riktige opplysninger om obligatorisk tjenestepensjon (OTP).
Hva må rapporteres hvor og når?
Arbeidsgiver er pliktig til å oppgi opplysninger om pensjonsleverandør fra og med den måneden tjenestepensjonsavtalen trer i kraft, og til og med den måneden tjenestepensjonsavtalen opphører.
Mer informasjon om rapportering i Skatteetatens veileder for a-meldingen.
Råd til riktig rapportering
Bestill avstemmingsrapport hos Altinn for å få oversikt over hvilke opplysninger du har sendt inn i en eller flere a-meldinger.
For å sjekke hvilken informasjon som ligger i Aa-registeret må du gå inn på NAVs innsynstjeneste for Aa-registeret. Denne tjenesten gir deg oversikt over arbeidsforhold som er rapportert inn via a-meldingen.
Under «Arbeidsforhold» finner du en oversikt over alle dine ansatte og informasjonen om arbeidsforholdene. Ved feil i dataene må du selv korrigere opplysningene gjennom a-meldingen.
Månedlige oppdateringer i A-meldingen
Opplysninger om arbeidsforhold skal rapporteres hver måned, til og med den måneden sluttdatoen inntreffer. Fristen er den 5. i påfølgende måned. Dersom det ikke er endringer siden forrige rapportering, skal opplysningene bekreftes. Dersom det er endringer i forhold til hva som er rapportert tidligere må korrekte opplysninger oppgis.
Pass spesielt på at følgende opplysninger er korrekte og oppdaterte:
- Stillingsprosent
- Permisjoner
- Start- og sluttdato
- Pensjonsinnretning(er) det er inngått avtale med
1. Stillingsprosent
Hvis en ansatt har endret stillingsprosent skal du oppgi korrekt stillingsprosent i nåværende rapporteringsmåned, og oppgi korrekt «siste dato for endring av stillingsprosent». Denne datoen kan være tilbake i tid, i inneværende måned, eller fremover i tid. Dersom arbeidstakeren har en kombinasjon av fast lønn og timelønn, skal du oppgi stillingsprosent knyttet til fastlønnen. Det den ansatte måtte arbeide utover avtalt stillingsprosent og som lønnes med timelønn skal ikke regnes med i stillingsprosenten.
Ved sykefravær eller permittering skal fortsatt den avtalte stillingsprosenten oppgis.
Skatteetatens veiledning om stillingsprosent i a-meldingen
2. Permisjon
Oppgi permisjonen senest for den kalendermåneden permisjon starter og gjenta til permisjonen avsluttes. Følgende typer permisjoner kan rapporteres i a-meldingen:
- Permisjon med foreldrepenger
- Permisjon ved militærtjeneste
- Utdanningspermisjon
- Velferdspermisjon
Skatteetatens veiledning om permisjon i a-meldingen
3. Arbeidsforhold – start og slutt
Du må oppgi arbeidstakers startdato for arbeidsforholdet. Oppgi startdato når datoen er kjent og gjenta denne alle måneder, til og med måneden sluttdatoen inntreffer. Du skal ikke oppgi startdato hvis typen arbeidsforhold er pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold.
Skatteetatens veiledning om startdato i a-meldingen
Du må oppgi arbeidstakers sluttdato for arbeidsforhold som er bestemmende for når rettigheter og plikter opphører, både for deg som arbeidsgiver og for arbeidstakeren. Sammen med sluttdato skal sluttårsak oppgis. Sluttdato oppgis måneden den inntreffer. Den kan oppgis måneden den er kjent, men datoen må da gjentas alle måneder frem til sluttdatoen inntreffer.
Skatteetatens veiledning om sluttdato i a-meldingen
Skatteetatens veiledning om sluttårsak i a-meldingen
4. Pensjonsinnretning (pensjonsleverandør)
Du må oppgi opplysninger om pensjonsinnretning i a-meldingen fra og med den måneden tjenestepensjonsavtalen trer i kraft, og til og med den måneden tjenestepensjonsavtalen opphører. Merk at pensjonsinnretning skal oppgis for opplysningspliktig (virksomheten) i a-meldingen og ikke for den enkelte inntektsmottaker i virksomheten. Merk også at pensjonsinnretning skal rapporteres i tillegg til avgiftspliktige tilskudd og premier til pensjon.
Skatteetatens veiledning om pensjonsinnretning i a-meldingen
Hva skjer om opplysningene ikke innrapporteres eller ikke er oppdaterte?
Opplysninger om arbeidsforhold, stillingsprosent og permisjon vil deles til pensjonsbransjen for ajourhold av arbeidsgivers OTP-avtale (løsningen er under innføring i 2021).
Ikke-oppdaterte opplysninger vil kunne innebære at pensjonsleverandørens beregninger gjøres på et feilaktig grunnlag, at pensjonssparing til ansatte blir feil og/eller at faktura til arbeidsgiver blir uriktig. Feil eller mangler i disse opplysninger kan i noen tilfeller også føre til at det åpnes OTP-tilsynssak mot arbeidsgivere.
Om pensjonsinnretning ikke oppgis, og det er OTP-plikt, vil Skatteetaten kunne opprette OTP-tilsynssak mot arbeidsgiver. Maskinelle løsninger vil fange opp dette på bakgrunn av innlevert a-melding.
Om pensjonsinnretning ikke oppgis vil Skatteetaten ikke kunne dele opplysninger videre til pensjonsinnretningene når den nye delingsløsningen er innført. Det betyr at pensjonsleverandøren du har pensjonsavtale med ikke får nødvendig informasjon til ajourhold av pensjonsavtale og fakturering av kunde.