Bruk av signaturstempel ved henting av PUM-sendinger

Likestillings- og diskrimineringsombudet
Postboks 8048 Dep
0031 Oslo
Dato: 05.09.2011

Vår ref.: 11-610
Deres ref.:  10/735 MBA 

Det vises til brev av 17. august 2011 med vedlegg fra Likestillings- og diskrimineringsombudet. I brevet reises spørsmål om FNO har synspunkter på at personer som ikke er i stand til å skrive eller undertegne selv, tillates å bruke signaturstempel ved avhenting av PUM-sendinger hos Posten.

Innledningsvis vil FNO bemerke at når underskrift er en del av legitimasjonskontrollen, er det fordi underskriften unikt kan knyttes til en bestemt person. Man kan da både få en bekreftelse på rett identitet ved å kontrollere avgitt underskrift mot fremlagt legitimasjon og man kan i ettertid kontrollere om det virkelig var rette vedkommende som undertegnet ved bruk av en skriftekspert. Et signaturstempel kan derimot ikke knyttes til en bestemt person; avtrykket vil se likt ut uansett hvem som har brukt stempelet. Fordi signaturstempelet normalt vil bli oppbevart slik at bare eieren kan bruke det, vil signaturstempelet imidlertid gi en viss legitimasjonsvirkning. Dette betyr imidlertid at det kan bli tungt å bevise dersom det likevel ikke var eieren som benyttet stempelet. Når dette er sagt, se selvsagt også finansnæringen at de som ikke kan skrive har behov for en alternativ løsning til underskrift.

Finanstilsynets antar i brev av 16. september 2010 at bruk av signaturstempel fra personer som ikke er i stand til å undertegne selv, vil være i samsvar med hvitvaskingsregelverket. FNO legger til grunn at en slik uttalelse fra finansinstitusjonenes tilsynsmyndighet normalt vil innebære at den enkelte finansinstitusjon også vil akseptere signaturstempler i sin legitimasjonskontroll etter hvitvaskingsloven. Unntak kan imidlertid tenkes i tilfelle der foreligger omstendigheter som skaper usikkerhet om vedkommende likevel er den han eller hun utgir seg for.

FNO reiser imidlertid problemstillingen hvem som bør tillates å benytte signaturstempel og krav til dokumentasjon for at vedkommende oppfyller ”vilkårene” for dette. Etter det vi kjenner til, vil det for personer som ikke kan undertegne, stå i signaturfeltet på passet ”unable to sign”. Det er derfor vår oppfatning at bare de personer som har et pass eller lignende legitimasjonsdokument der det fremgår at de er ”unable to sign”, som bør kunne benytte signaturstempel i forbindelse med legitimasjonskontrollen.  Således bør signaturstempel ikke kunne benyttes av personer som uten slik dokumentasjon hevder at de midlertidig eller permanent har fått skade eller svakhet slik at man ikke kan skrive. At dokumentasjonen for at man ikke kan underskrive skal fremgå av passet/legitimasjonsdokumentet, innebærer at heller ikke en legeerklæring alene vil være tilfredsstillende dokumentasjon.

For de som ikke har dokumentasjon for at de er ”unable to sign” i passet/legitimasjonsdokumentet, men som ved legeattest kan dokumentere at en akutt eller midlertidig skade er årsak til manglende skriveevne, peker vi på muligheten for underskrift med påholden penn. Vi er kjent med at noen banker allerede ber om underskrift med påholden penn, kanskje først og fremst i forbindelse med avtaleinngåelse. ”Påholderen” bør da kjenne personen og denne kan samtidig bes om å legitimere seg og lage en påtegning for å bekrefte hva som har skjedd. Dette antar vi normalt er (minst) like betryggende som et signaturstempel, både med sikte på å kontrollere identiteten (”påholderen” bekrefter dette ved sin påtegning) og ved en eventuell undersøkelse i ettertid om ”signaturen” var falsk (”påholderen” vil i ettertid kunne forklare seg om forholdet).

 

Med vennlig hilsen
for Finansnæringens Fellesorganisasjon

Gunnar Harstad
fagdirektør/advokat