Erfaringer med Statens Kartverk som sentral tinglysingsmyndighet


Statens Kartverk
Tinglysingen
3507 Hønefoss


Vår ref.    Dato
Spbf                       NEF                 Advf             FNH                       Dato
2008 00094 SLL    arkivref 09.11                       2008/00599 TMo    15.09.2008
                 


Det vises til brev 20. februar 2008 fra Advokatforeningen og Norges Eiendomsmeglerforbund, der det bes om et samarbeidsmøte.


Banker, eiendomsmeglere og advokater er storforbrukere av tinglysingstjenester knyttet til fast eiendom og borettslag. Det antas at bankene i forbindelse med etablering av sikkerhet i form av pant i fast eiendom mv. (tinglysing av pantedokumenter) anmoder om over 100.000 tinglysinger årlig. Det antas videre at eiendomsmeglerne sender inn minst et tilsvarende antall hjemmelsoverganger til tinglysing årlig. Endelig vises det til at advokater sender inn mange tusen dokumenter for tinglysing årlig. Finansnæringens Hovedorganisasjon, Sparebankforeningen, Norges Eiendomsmeglerforbund og Advokatforeningen representerer disse brukergruppene.


Vi har nå over to års erfaring med Statens kartverk som sentral tinglysingsmyndighet etter en suksessiv overføring av tinglysingsfunksjon fra de enkelte domstolene. Store brukergrupper har i den forbindelse opplevd en endring i kundebehandlingen og tinglysingsrutinene som til dels oppleves som problematiske. I det siste har vi fått signaler som tyder på at rutinene er i ferd med å fungere bedre og at saksbehandlingstiden blir kortere. Vi mener tiden er moden for å rette en henvendelse til Statens Kartverk med sikte på å etablere en dialog mellom tinglysingsmyndigheten og sentrale brukere både når det gjelder tinglysingsspørsmål knyttet til fast eiendom og borettslag. 

Vårt formål med møtet er:

1. Vi ønsker Kartverkets syn på servicenivå og tinglysingsrutiner i tiden fremover. Vi har vedlagt en liste med 9 punkter som vi ønsker å drøfte i møtet. Vi vil i et slikt møte også kunne gjøre nærmere rede for konkrete erfaringer i form av enkeltepisoder og formidle mer generelle inntrykk av hvordan tinglysingsfunksjonen oppleves av sentrale brukere.


2. Dernest ber vi om Kartverkets syn på muligheten for å opprette et brukerforum, som kan tjene som et diskusjonsforum for fremtidig erfaringsutveksling og utdyping av problemstillinger og mulige løsningsforslag. Vi antar at Kartverket på samme måte som Brønnøysundregistrene ser nytten av fortløpende dialog med brukerne for å kunne tilby et best mulig produkt.


3. Vi hadde videre satt pris på om Statens kartverk i enda større utstrekning kan sende informasjon til representanter for brukerne når det kommer nye rundskriv, retningslinjer og lignende, som bransjen må forholde seg til når det gjelder tinglysing.



Med vennlig hilsen


Arne Hyttnes, adm. direktør                 Finn Tveter, direktør
Sparebankforeningen                            Norges Eiendomsmeglerforbund



Arne Skauge, adm. direktør                  Merete Smith, generalsekretær
Finansnæringens Hovedorganisasjon      Advokatforeningen


Vedlegg: Liste med 9 punkter som grunnlag for meningsutveksling


Gjenpart m/vedlegg: Justisdepartementet – Tinglysingsteamet
 
Vedlegg


Oversikt over sentrale tinglysingsfunksjoner med mulig forbedringspotensiale
Vi vil i et møte kunne gjøre nærmere rede for konkrete erfaringer i form av enkeltepisoder og formidle mer generelle inntrykk av hvordan tinglysingsfunksjonen oppleves av sentrale brukere. Vi vedlegger likevel allerede her et notat som antyder hvilke sentrale funksjoner våre brukere mener ikke fungerer tilfredsstillende


Vi ber om Kartverkets tilbakemelding på følgende konkrete spørsmål/funksjoner:


1. Hvordan arbeider Statens kartverk med å oppnå ensartet praksis mellom de ulike seksjoner i Kartverket.


2. Kommunikasjon med Kartverkets brukere. Det etterlyses retningslinjer og informasjon til brukerne. En mulighet kan være å legge ut flere rutiner på hjemmesiden (noe er lagt der og det er bra). Det antas at avklaring av tvilsspørsmål vil føre til færre feil og henvendelser, noe som igjen vil gjøre det lettere å allokere ressursene mer effektivt.


3. Vi ber om at Statens kartverk på sine hjemmesider kan legge ut flere skjemaer, herunder fullmakter, generalfullmakter, ugjenkallelige fullmakter o.l.


4. Informasjon om Kartverkets praksis knyttet til bruk av fullmakter.
Nå kreves ny bekreftelse for fullmakter eldre enn to uker. Når det gjelder tidligere praksis ved de lokale embeter, er det en generell oppfatning at man tidligere aksepterte en bekreftet utskrift fra siste årsmøteprotokoll, også der bekreftelsen var eldre enn to uker.


5.  Rutiner ved retur av dokumenter.
Vi ber om at saksbehandler hos Statens kartverk ser gjennom hele dokumentet - i tilfelle det forekommer flere feil - før dokumentet sendes i retur.


6. Kvalitetssjekk av faktureringsrutinene.


7. Det etterlyses tilgjengelighet. Det bør legges til rette for at brukerne får muligheten til å få snakke med vedkommende saksbehandler eller en jurist. Gjerne slik at det til enhver tid er minst en jourhavende jurist tilgjengelig i form av en vakttelefon el.


8. Behovet for økt kompetanse og kontinuitet blant ansatte.


9. Vi vil i denne forbindelse også be Kartverket vurdere nytten av en serviceerklæring.