1. Planlegging

Gå til hovedinnhold

1. Planlegging

I planleggingsfasen bør det utarbeides skriftlig dokumentasjon som inneholder informasjon om behovet for omorganisering/nedbemanning, mål for prosessen (ny organisasjon), og når og hvordan prosessen skal gjennomføres. Dokumentasjonen utgjør et viktig grunnlag for drøftelser med de tillitsvalgte, behandling i beslutningsorgan, og i eventuelle etterfølgende tvister.

  • 1.1 Arbeidsgruppe, mandat, innstilling, involvering av tillitsvalgte

    Ofte vil det være hensiktsmessig at arbeidsgiver etablerer en arbeidsgruppe for omstillingsprosessen. Gruppens sammensetning og mandat bør angis. Arbeidsgruppens mandat kan være å avgi en innstilling som inneholder:

    • Kartlegging av fremtidig behov opp mot dagens organisering, ressurs- og kompetansebilde
    • Nytt organisasjonskart med oversikt over stillinger/roller (ingen navn) med tilhørende saklige stillingskrav
    • Risiko- og konsekvensanalyse (arbeidsmiljø, helse, sikkerhet, juridisk, økonomisk, omdømme etc.)
    • Vurdering av foreløpig overtallighetssituasjon og innledende oversikt over berørte ansattgrupper (alder, ansiennitet og kompetanse)   
    • Tiltak for å begrense omfanget av oppsigelser, for eksempel tilbud om sluttavtale/gavepensjon og/eller karriereveiledning. Foreløpig vurdering av hvordan naturlig avgang og bruk av eventuelle frivillige tiltak vil kunne slå ut. 
    • Forslag til utvelgelseskrets - hvilke ansattgruppe(r) som skal vurderes for oppsigelse (se punkt 1.4) 
    • Forslag til utvelgelseskriterier – hvilke kriterier de ansatte skal vurderes etter ved utvelgelse av overtallige (se punkt 1.3)  
    • Forslag til tids- og kommunikasjonsplan for prosessen, herunder blant annet ulike beslutningspunkter og hvem som skal treffe beslutningene (linjeledelse, styret, bedriftsforsamling mv.).

    Det er viktig at det foretas en bred skriftlig redegjørelse for de faktiske forhold som gjør at bedriften vurderer det som nødvendig å foreta rasjonaliseringstiltak, inkludert eventuelt nedbemanning.

    Arbeidsgiver må sørge for at de tillitsvalgte og SAMU underrettes om arbeidsgruppen, mandatet og sammensetningen. Med mindre det er tale om et formelt nedsatt utvalg, er det bedriften som avgjør om tillitsvalgte skal delta i gruppen eller ikke, se Hovedavtalen § 13 A nr. 9 og § 13 B nr. 3 og 4. Arbeidsgiver bør vurdere om det er hensiktsmessig/ønskelig med deltakelse fra tillitsvalgte i arbeidsgruppen.

    Merk at dersom det er aktuelt å gå til oppsigelser av mer enn 10 ansatte innenfor et tidsrom på 30 dager, kommer særlige regler om masseoppsigelser til anvendelse. Ved slike prosesser stilles det strengere krav til arbeidsgivers saksbehandling, se punkt 3.

  • 1.2 Særlig om utvelgelseskriterier

    Utvelgelsen av overtallige ansatte skal gjennomføres etter på forhånd fastsatte saklige kriterier. Ofte brukte kriterier er:

    • Kompetanse (formell og reell)
    • Egnethet (f.eks. tidligere resultater, personlige kvalifikasjoner etc.)
    • Ansiennitet (Hovedavtalen § 20 nr. 3)
    • Særlige sosiale forhold (f.eks. høy alder, særlige helseutfordringer og andre spesielle familiære eller særegne forhold som gjør det spesielt byrdefullt for arbeidstakeren å miste jobben)

    Ansiennitet beregnes vanligvis etter sammenhengende ansettelsestid i bedriften (juridisk enhet). Noen ganger kan beregningen by på utfordringer. Slike spørsmål kan være berørt i bedriftsavtalen, andre lokale avtaler, praksis i den enkelte bedrift (for eksempel konsernansiennitet) eller i den enkeltes ansettelsesavtale. Kontakt gjerne Finans Norge for veiledning.

    Ved skjønnsmessige kriterier, slik som eksempelvis egnethet, samarbeidsevne osv., er det spesielt viktig at arbeidsgiver kan belegge vurderingene med solid dokumentasjon, se punkt 8 og 9.  

    Etter Finans Norges syn er det ikke formålstjenlig å fastsette en prioritet eller vekting av de enkelte utvelgelseskriteriene. Den konkrete utvelgelsen av overtallige ansatte skal bero på en helhetsvurdering av de fastsatte utvelgelseskriteriene og alle relevante forhold, også ansiennitet, jf. Hovedavtalen § 20 nr. 3. Det er derfor ikke nødvendig å bli enige med de tillitsvalgte om en vekting/prioritering av utvelgelseskriteriene. Dersom vektingen tas opp av de tillitsvalgte, som typisk vil kreve at ansiennitet skal veie tyngst, bør det fremgå av protokollen at temaet har vært oppe, og hva som er partenes ståsted, se punkt 2.

  • 1.3 Særlig om utvelgelseskrets

    Begrepet “utvelgelseskrets” omhandler hvilke arbeidstakere som skal vurderes mot hverandre ved avgjørelsen av hvem som skal sies opp. Hovedregelen er at hele bedriften (den juridiske enheten) utgjør utvelgelseskretsen, også der hvor omfanget av omstillingen er begrenset til en del av bedriften. Det innebærer at alle ansatte skal vurderes for oppsigelse, selv om omorganiseringen kun skjer i en avdeling. 

    Å avgrense utvelgelseskretsen til deler av bedriften, typisk den delen av bedriften som er omfattet av omorganiseringen, er imidlertid tillatt dersom avgrensningen er saklig begrunnet. Eksempler på avgrenset krets er geografisk inndeling, filial, avdeling og funksjon mv.

    Spørsmålet om utvelgelseskretsen er saklig begrenset beror på en konkret vurdering. Det vil være en fordel dersom bedriften oppnår enighet med de tillitsvalgte om utvelgelseskrets, uten at dette nødvendigvis er avgjørende for sakligheten. Eventuell enighet bør fremgå av protokoll. Andre relevante momentene i vurderingen er:

    • Fast praksis for begrensning av krets ved tidligere nedbemanninger
    • Bedriftens økonomiske situasjon
    • Behovet for å beholde nødvendig kompetanse
    • Bedriftens størrelse, organisering og geografiske utbredelse
    • Praktiske problemer ved å benytte hele bedriften som utvelgelseskrets
    • Behov for å begrense intern uro og hensynet til ansatte og videre produktivitet

    Merk at en avgrenset utvelgelseskrets kan være usaklig hvis det medfører at ansienniteten for ansatte innenfor kretsen helt mister sin betydning eller blir vesentlig svekket. Hvis det er få eller ingen ansatte i sammenlignbare stillingskategorier innenfor kretsen, men ansatte i sammenlignbare stillingskategorier utenfor kretsen, bør dere ta kontakt med Finans Norge for nærmere vurdering.